Klaar tegen volgend jaar? Wat betekent de nieuwe Peppol-wetgeving voor jouw club?

Deze nieuwe wetgeving heeft ook belangrijke gevolgen voor onze sector. De klok tikt, dus het is hoog tijd om je nu al voor te bereiden op deze aanpassing in je administratie en boekhouding.

Publireportage ✏️
in samenwerking met Trainin

Wat is Peppol precies?

Peppol (afkorting voor "Pan-European Public Procurement OnLine") is een beveiligd netwerk dat elektronische documenten zoals facturen uitwisselt tussen bedrijven. Het systeem zorgt ervoor dat facturen automatisch verwerkt kunnen worden, ongeacht welke software de ontvanger gebruikt.

Ook voor fitnesscentra, yoga- en Pilatesstudio's, personal trainers, etc. betekent dit dat het simpelweg versturen van een PDF-factuur via e-mail niet meer volstaat. Alle facturen moeten via het gestandaardiseerde Peppol-netwerk verzonden worden in een speciaal XML-formaat (UBL). Verplicht dus, vanaf 1 januari volgend jaar!

Met wat geluk is je boekhoudsoftware en ledenadministratie reeds aangepast en ben je daar door je leverancier van op de hoogte gebracht. Is dat niet het geval, informeer er dan even naar of bekijk alternatieven.

B2B transacties in de fitnessindustrie

De meeste fitnesscentra hebben regelmatig zakelijke transacties en maken dus een business-to-business factuur op, of ontvangen facturen. Denk aan :

• Facturen naar bedrijven voor groepsabonnementen, teambuildings, etc.
• Facturen voor corporate wellness programma's
• Samenwerking met externe personal trainers die als freelancer voor je werken
• Leveranciers van fitnessapparatuur en supplementen
• Partnerships met andere bedrijven

Personal trainers die als zelfstandige werken, vallen ook onder deze verplichting wanneer je facturen verstuurt naar bedrijven voor corporate training of naar fitnessclubs waar je als freelancer werkt en je diensten factureert, enz.

Het maakt bovendien niet uit of je nu in hoofd- of bijberoep, of zelfs met een BTW-vrijstelling actief bent. Peppol is een verplicht nummer vanaf 2026.

Hoe werkt Peppol?

Peppol is geen software, maar een gesloten en beveiligd netwerk voor het uitwisselen van facturen. Dit werkt als volgt:

1. Je maakt een factuur in je facturatiesoftware of ledenadministratie zoals Trainin
2. De software verstuurt de factuur via een Peppol Access Point
3. De klant ontvangt de factuur via zijn Peppol Access Point en verwerkt deze automatisch in de boekhouding

Dit betekent dat je geen PDF-facturen via e-mail meer hoeft te sturen. Peppol zorgt voor een 100% digitale, gestructureerde en veilige uitwisseling.

Op eenzelfde manier ontvang je als klant de facturen van jouw leveranciers digitaal en automatisch.

Wat zijn de voordelen?

Facturen versturen en ontvangen verloopt efficiënter, veiliger, en met minder kans op fouten :

• Efficiëntere administratie : Het facturatieproces wordt sneller en soepeler. Met Peppol is er geen handmatige invoer meer van factuurgegevens, alles gebeurt automatisch. Je spaart dus tijd uit!
• Minder fouten : Doordat facturen automatisch verwerkt worden, verdwijnen tikfouten en verkeerde invoer. Dit betekent minder discussies over facturen (en misschien ook snellere betalingen).
• Geen facturen meer verloren : Omdat je je aankoopfacturen voortaal automatisch via het Peppol-netwerk ontvangt, gaan er geen meer verloren. Win!
• Veiliger factureren : Peppol biedt extra bescherming tegen fraude. Facturen gaan rechtstreeks naar de software van de ontvanger, waardoor manipulatie tijdens de verzending wordt voorkomen.

In de praktijk

De meeste boekhoudsofware (zoals Yuki, Exact, Billit, Octopus, ...) in Vlaanderen is reeds klaar voor het versturen en ontvangen van facturen via het Peppol-netwerk. Je boekhouder kan je er ongetwijfeld meer over vertellen.

Als je echter ook verkoopfacturen opmaakt en/of automatisch verstuurt vanuit een systeem voor ledenadministratie, dan is het belangrijk dat ook die software dat via het Peppol-netwerk doet. Essentieel dus om even na te gaan of jouw ledentool hier klaar voor is, zeker als je met software werkt die buiten Europa is ontwikkeld.

Evalueer je huidige software en overweeg een overstap naar een Peppol-ready systeem. Wacht niet tot het laatste moment. Een tijdige overstap geeft je de kans om rustig te wennen aan een nieuw systeem. En misschien is dit wel de uitgelezen kans om eindelijk de overstap naar een écht goed systeem voor ledenadministratie te maken.